Gemini, czyli asystent AI od Google, jest wbudowany w Gmaila, Dokumenty, Arkusze i Meet. Wiele firm ma go w swoich licencjach, ale z niego nie korzysta. Oto pięć zastosowań, które działają od pierwszego dnia.
1. Podsumowanie długich wątków w Gmailu
Wątek z klientem ma 30 wiadomości, a Ty wracasz z urlopu? Gemini w panelu bocznym Gmaila streści ustalenia, otwarte kwestie i terminy w kilku zdaniach. Potem możesz zapytać o szczegół, na przykład: „Jaką cenę ostatecznie zaakceptował klient?”.
2. Szkice odpowiedzi i ofert
Zamiast zaczynać od pustej kartki, poproś Gemini o szkic odpowiedzi na reklamację albo o pierwszą wersję oferty w Dokumentach. Tekst zawsze sprawdź i dopasuj do siebie. Szkic oszczędza jednak najwięcej czasu tam, gdzie piszesz podobne wiadomości wiele razy w tygodniu.
3. Notatki ze spotkań w Google Meet
Gemini może przygotować notatkę ze spotkania: najważniejsze ustalenia i zadania do wykonania. Notatka trafia do Dokumentów Google i do uczestników. Nikt nie musi już protokołować, a ustalenia nie giną.
4. Analiza danych w Arkuszach
Masz arkusz sprzedaży, ale nie znasz formuł? Opisz zwykłym językiem, czego potrzebujesz: „pokaż sprzedaż według miesięcy i handlowców”. Gemini podpowie formułę, tabelę przestawną albo wykres.
5. Wyszukiwanie w firmowych plikach
Gemini potrafi odpowiadać na pytania na podstawie dokumentów na Twoim Dysku, na przykład: „jakie warunki płatności mamy w umowie z firmą X?”. Widzi przy tym tylko pliki, do których dany użytkownik ma dostęp.
A co z poufnością danych?
To najczęstsze pytanie naszych klientów. W płatnych planach Google Workspace firmowe dane nie służą do trenowania modeli AI i nie wychodzą poza Twoją organizację. Administrator może też włączyć lub wyłączyć Gemini dla wybranych działów. [Przed publikacją potwierdź aktualne zasady i plany w dokumentacji Google.]
Od czego zacząć?
Najpierw sprawdź, czy Gemini jest dostępny w Twoim planie i włączony w konsoli administratora. Potem warto wybrać jedno zastosowanie, na przykład notatki ze spotkań, i wdrożyć je w całym zespole. Pomagamy w konfiguracji i prowadzimy krótkie szkolenia z praktycznego użycia AI w pracy biurowej.
Największa obawa przed zmianą poczty brzmi: „czy nie stracę starych wiadomości i czy klienci się do nas dodzwonią”. Dobrze zaplanowana migracja przebiega niezauważalnie dla zespołu i klientów. Oto jak wygląda krok po kroku.
Krok 1. Inwentaryzacja
Zanim cokolwiek przeniesiemy, spisujemy skrzynki, aliasy, adresy grupowe (np. biuro@, faktury@), przekierowania i wielkość archiwów. Sprawdzamy też, kto zarządza domeną i DNS. Bez dostępu do DNS migracji nie da się dokończyć.
Krok 2. Założenie kont w Google Workspace
Tworzymy konta z tymi samymi adresami co dotychczas. Konfigurujemy grupy i skrzynki współdzielone. Na tym etapie stara poczta działa normalnie, a pracownicy niczego nie zauważają.
Krok 3. Kopiowanie archiwum
Narzędziami migracyjnymi kopiujemy wiadomości, foldery, kontakty i kalendarze ze starego serwera albo z Microsoft 365. Duże archiwa kopiujemy z wyprzedzeniem, w tle, tak żeby w dniu przełączenia zostało do przeniesienia tylko kilka ostatnich dni.
Krok 4. Przełączenie rekordów MX
To moment, w którym nowa poczta zaczyna trafiać do Gmaila. Zmianę robimy zwykle po godzinach pracy lub w weekend. Przez kilka godzin część wiadomości może jeszcze trafiać na stary serwer, dlatego po przełączeniu wykonujemy kopiowanie uzupełniające. W efekcie żadna wiadomość nie ginie.
Krok 5. Zabezpieczenie domeny
Od razu konfigurujemy SPF, DKIM i DMARC. Dzięki temu maile z Twojej domeny nie lądują w spamie u klientów, a oszuści trudniej się pod nią podszywają.
Krok 6. Pierwszy dzień pracy
Pracownicy logują się do Gmaila i widzą swoje stare wiadomości. Konfigurujemy telefony, a w razie potrzeby klienta poczty na komputerze. Krótkie szkolenie wystarcza, żeby zespół pracował sprawnie od pierwszego dnia.
Najczęstsze pułapki
Zapomniane adresy grupowe i przekierowania – po migracji nagle nikt nie dostaje maili z formularza na stronie.
Brak dostępu do DNS – domena jest u byłego informatyka lub w agencji, która robiła stronę.
Urządzenia wysyłające maile – drukarki, skanery, systemy księgowe czy sklep internetowy trzeba przestawić na nowe ustawienia SMTP.
Pliki PST na komputerach – lokalne archiwa z Outlooka trzeba przenieść osobno.
Ile to trwa?
W firmie liczącej do kilkunastu osób cały proces zamyka się zwykle w 7 dniach, a samo przełączenie w jednym wieczorze. Planujesz zmianę poczty? Przygotujemy plan migracji i stałą wycenę.
Większość ataków na małe firmy zaczyna się od poczty: przejętego hasła, fałszywej faktury albo maila „od prezesa” z prośbą o pilny przelew. Google Workspace ma wbudowane zabezpieczenia, ale część z nich trzeba włączyć samodzielnie. Oto lista na jedno popołudnie.
1. Weryfikacja dwuetapowa dla wszystkich
To najważniejsze ustawienie. Nawet jeśli hasło wycieknie, bez drugiego składnika nikt się nie zaloguje. W konsoli administratora można ją wymusić dla całej firmy. Najbezpieczniejsze są klucze dostępu (passkeys) lub aplikacja na telefonie, a nie kody SMS.
2. SPF, DKIM i DMARC dla domeny
Te trzy rekordy DNS potwierdzają, że mail z Twojej domeny naprawdę pochodzi od Ciebie. Bez nich Twoje wiadomości częściej trafiają do spamu u klientów, a oszuści łatwiej podszywają się pod Twoją firmę. Google i inni dostawcy poczty od 2024 r. wymagają tych zabezpieczeń od nadawców wysyłających dużo wiadomości.
3. Ostrzeżenia o mailach z zewnątrz
Gmail może oznaczać wiadomości spoza firmy i ostrzegać przed nadawcami, którzy podszywają się pod pracowników (np. ta sama nazwa wyświetlana, inny adres). To prosta ochrona przed oszustwem „na prezesa”.
4. Zaawansowana ochrona przed phishingiem i złośliwym oprogramowaniem
W ustawieniach bezpieczeństwa Gmaila można zaostrzyć skanowanie załączników i linków oraz przenosić podejrzane wiadomości do kwarantanny. Domyślne ustawienia są dobre, ale nie najostrzejsze.
5. Zarządzanie telefonami służbowymi
Gdy pracownik zgubi telefon albo odejdzie z firmy, administrator może zdalnie usunąć z urządzenia firmowe dane. Wystarczy włączyć podstawowe zarządzanie urządzeniami mobilnymi i wymagać blokady ekranu.
6. Procedura odejścia pracownika
To nie ustawienie, tylko nawyk. Kiedy ktoś odchodzi: zawieś konto zamiast je usuwać, przekaż jego pliki i pocztę następcy, ustaw autoodpowiedź z nowym kontaktem. Usunięcie konta w pośpiechu to najczęstszy sposób na utratę ważnych dokumentów.
Bonus: zasada dla księgowości
Żadna zmiana numeru konta kontrahenta nie jest wprowadzana na podstawie samego maila. Zawsze potwierdzenie telefoniczne na znany wcześniej numer. Ta jedna zasada chroni przed najdroższym typem oszustwa w małych firmach.
Chcesz sprawdzić swoją firmę?
Przeprowadzamy przegląd bezpieczeństwa Google Workspace: sprawdzamy ustawienia, rekordy domeny i uprawnienia, a potem przekazujemy listę zmian do wprowadzenia.
Przeprowadzaj wyszukiwanie wizualne dowolnego elementu na dowolnej stronie internetowej za pomocą technologii Obiektywu Google
Nie przerywaj swojej pracy! Z Obiektywem Google w Chrome uzyskasz odpowiedzi na nurtujące Cię pytania, nie opuszczając aktualnie oglądanej strony. Chcesz wiedzieć więcej o produkcie pokazanym w reklamie? A może interesuje Cię pochodzenie cytatu, który usłyszałeś? Obiektyw Google dostarczy Ci informacji w mgnieniu oka.
Otwórz menu Chrome.
Wybierz Szukaj za pomocą Obiektywu Google .
Zaznacz dowolny element, klikając i przeciągając na stronie.
Zawęź wyniki, pisząc w polu wyszukiwania w panelu bocznym.
Jeśli chcesz mieć szybki dostęp do tej funkcji, kliknij Przypnij w panelu bocznym, żeby dodać ikonę do paska narzędzi.
Czatuj z Gemini na pasku adresu
Potrzebujesz inspiracji lub chcesz poszerzyć swoją wiedzę? Gemini jest tu dla Ciebie! Dzięki nowemu skrótowi w Chrome („@”) możesz łatwo uzyskać dostęp do tego potężnego narzędzia. Od pomysłów na kreatywne projekty po wyjaśnienia skomplikowanych zagadnień – Gemini pomoże Ci w każdej dziedzinie. Wypróbuj już dziś!
Administratorzy mogą włączyć domyślnie funkcję szyfrowania client-side na Androidzie i IOS dla:
nowe robocze wiadomości i odpowiedzie
nowo utworzone wydarzenia
nowo wgrane pliki na dysk Google
Administratorzy mogą teraz ustawić szyfrowanie po stronie klienta jako domyślny tryb dla użytkowników w sieci web i na urządzeniach mobilnych, którzy regularnie przetwarzają poufne dane. Dzięki temu organizacje mają większą elastyczność w spełnianiu wymagań prawnych i regulacyjnych oraz zmniejszają obciążenie programów zarządzania zmianą. Każda nowa wiadomość e-mail, wydarzenie i przesłany plik na urządzeniach mobilnych jest automatycznie szyfrowane po stronie klienta za pomocą kluczy zarządzanych przez klienta, co oznacza, że użytkownik jest zgodny z polityką swojej organizacji od samego początku. W przypadku organizacji z rygorystycznymi wymogami regulacyjnymi lub dotyczącymi suwerenności danych, może to pomóc im w domyślnym ustawieniu użytkowników na preferowany tryb obsługi poufnych danych podczas pracy w terenie.
Od teraz możesz przypinać wiadomości do góry czatu spotkania. Przypięte wiadomości będą widoczne dla wszystkich użytkowników, nawet jeśli dołączą do spotkania po wysłaniu wiadomości. Dzięki temu ważne wiadomości, takie jak linki do prezentacji, są zawsze widoczne i łatwo dostępne dla uczestników spotkania.
Ta funkcja nie wymaga żadnych działań administracyjnych.
Aby zapewnić jak najlepsze wrażenia, korzystamy z technologii, takich jak pliki cookie, do przechowywania i/lub uzyskiwania dostępu do informacji o urządzeniu. Zgoda na te technologie pozwoli nam przetwarzać dane, takie jak zachowanie podczas przeglądania lub unikalne identyfikatory na tej stronie. Brak wyrażenia zgody lub wycofanie zgody może niekorzystnie wpłynąć na niektóre cechy i funkcje.
Funkcjonalne
Zawsze aktywne
Przechowywanie lub dostęp do danych technicznych jest ściśle konieczny do uzasadnionego celu umożliwienia korzystania z konkretnej usługi wyraźnie żądanej przez subskrybenta lub użytkownika, lub wyłącznie w celu przeprowadzenia transmisji komunikatu przez sieć łączności elektronicznej.
Preferencje
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest niezbędny do uzasadnionego celu przechowywania preferencji, o które nie prosi subskrybent lub użytkownik.
Statystyka
Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do celów statystycznych.Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do anonimowych celów statystycznych. Bez wezwania do sądu, dobrowolnego podporządkowania się dostawcy usług internetowych lub dodatkowych zapisów od strony trzeciej, informacje przechowywane lub pobierane wyłącznie w tym celu zwykle nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji użytkownika.
Marketing
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest wymagany do tworzenia profili użytkowników w celu wysyłania reklam lub śledzenia użytkownika na stronie internetowej lub na kilku stronach internetowych w podobnych celach marketingowych.
