Największa obawa przed zmianą poczty brzmi: „czy nie stracę starych wiadomości i czy klienci się do nas dodzwonią”. Dobrze zaplanowana migracja przebiega niezauważalnie dla zespołu i klientów. Oto jak wygląda krok po kroku.
Krok 1. Inwentaryzacja
Zanim cokolwiek przeniesiemy, spisujemy skrzynki, aliasy, adresy grupowe (np. biuro@, faktury@), przekierowania i wielkość archiwów. Sprawdzamy też, kto zarządza domeną i DNS. Bez dostępu do DNS migracji nie da się dokończyć.
Krok 2. Założenie kont w Google Workspace
Tworzymy konta z tymi samymi adresami co dotychczas. Konfigurujemy grupy i skrzynki współdzielone. Na tym etapie stara poczta działa normalnie, a pracownicy niczego nie zauważają.
Krok 3. Kopiowanie archiwum
Narzędziami migracyjnymi kopiujemy wiadomości, foldery, kontakty i kalendarze ze starego serwera albo z Microsoft 365. Duże archiwa kopiujemy z wyprzedzeniem, w tle, tak żeby w dniu przełączenia zostało do przeniesienia tylko kilka ostatnich dni.
Krok 4. Przełączenie rekordów MX
To moment, w którym nowa poczta zaczyna trafiać do Gmaila. Zmianę robimy zwykle po godzinach pracy lub w weekend. Przez kilka godzin część wiadomości może jeszcze trafiać na stary serwer, dlatego po przełączeniu wykonujemy kopiowanie uzupełniające. W efekcie żadna wiadomość nie ginie.
Krok 5. Zabezpieczenie domeny
Od razu konfigurujemy SPF, DKIM i DMARC. Dzięki temu maile z Twojej domeny nie lądują w spamie u klientów, a oszuści trudniej się pod nią podszywają.
Krok 6. Pierwszy dzień pracy
Pracownicy logują się do Gmaila i widzą swoje stare wiadomości. Konfigurujemy telefony, a w razie potrzeby klienta poczty na komputerze. Krótkie szkolenie wystarcza, żeby zespół pracował sprawnie od pierwszego dnia.
Najczęstsze pułapki
- Zapomniane adresy grupowe i przekierowania – po migracji nagle nikt nie dostaje maili z formularza na stronie.
- Brak dostępu do DNS – domena jest u byłego informatyka lub w agencji, która robiła stronę.
- Urządzenia wysyłające maile – drukarki, skanery, systemy księgowe czy sklep internetowy trzeba przestawić na nowe ustawienia SMTP.
- Pliki PST na komputerach – lokalne archiwa z Outlooka trzeba przenieść osobno.
Ile to trwa?
W firmie liczącej do kilkunastu osób cały proces zamyka się zwykle w 7 dniach, a samo przełączenie w jednym wieczorze. Planujesz zmianę poczty? Przygotujemy plan migracji i stałą wycenę.