+48 616 661 047 biuro@beecloud.pl

10 praktycznych cech dokumentów z pakietu G Suite.

24 kw. 2017 | Aktualności

1. Współpracuj w dokumentach ze swoim zespołem

Jeśli stworzysz duży dokument, będziesz potrzebować łatwego sposobu na współpracę z członkami zespołu przy jego edycji. Użyj Dokumentów z pakietu G suite, aby kontrolować dostęp do współużytkowania, edytować dokumenty w czasie rzeczywistym, rozmawiać w plikach i uzyskiwać informacje zwrotne. Nie potrzeba, wprowadzających zamieszanie wielu wersji roboczych – użyj historii wersji, aby zobaczyć, kto i kiedy wprowadził zmiany lub wrócić do wcześniejszych wersji w dowolnym momencie. Łatwo i sprawnie.

2. Utrzymuj spójność z szablonami

Bez względu na to czy pracujesz w korporacji, kancelarii prawnej czy w małej firmie usługowej – dokumentacja zawsze zawiera stałe elementy graficzne i tekstowe. Zamiast tworzyć takie same dokumenty za każdym razem od podstaw, utwórz szablon w Dokumentach i korzystaj z za każdym razem gdy zajedzie potrzeba.

3. Sprawdź źródła bezpośrednio z poziomu edytowanego dokumentu

Gdy potrzebujesz sprawdzać źródła lub inne informacje w dokumencie, nad którym pracujesz, ciągłe przełączanie się między Twoim dokumentem a internetem może być kłopotliwe. Narzędzie wbudowanej wyszukiwarki internetowej w dokumentach ułatwia wyszukiwanie informacji bezpośrednio w dokumencie. Wystarczy zaznaczyć frazę, która wymaga sprawdzenia, kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać pozycję przeglądaj w „szukana fraza”.

4. Przeglądaj dokumenty w podróży

Niezależnie od tego, czy jesteś już w drodze na spotkanie z klientem, na dworcu czy utknąłeś na konferencji, możesz aktualizować dokumenty w telefonie lub tablecie za pomocą aplikacji Dokumenty. Wszelkie zmiany automatycznie aktualizują i synchronizują się z wszystkimi urządzeniami, dzięki czemu zawsze będziesz na bieżąco.

5. Rozwiąż wspólne problemy rozproszonego zespołu z prezentacjami i sesjami Q & A

Gdy pracujesz nad dużym zadaniem z wieloma zespołami, prezentacje są skutecznym sposobem na szybsze działanie wszystkich osób i sprawne rozwiązywanie problemów. Opisz swój przypadek w Prezentacjach i przedstaw go swojemu zespołowi. Następnie niech ludzie zgłaszają pytania w czasie rzeczywistym i głosują nad nimi podczas prezentacji.

6. Wysyłanie i kontrola dostępu do dużych załączników wiadomości e-mail

Wysyłając duże lub poufne dokumenty klientom, załączniki e-mail mogą być problemem ze względu na ograniczenia rozmiaru plików i brak kontroli dostępu. Ustawianie uprawnienia dostępu do plików, wstawiając pliki z Dysku zamiast wysyłanie obciążających pocztę załączników, usprawnia pracę i zwiększa bezpieczeństwo.

7. Zarządzanie zasobami cyfrowymi zespołu w jednym miejscu

Aby bezpiecznie przechowywać pliki swojego zespołu w jednym miejscu, utwórz wewnętrzną witrynę. Kontroluj, kto ma dostęp do danych poprzez ustawienia uprawnień. Następnie dodaj kalendarze zespołów, harmonogramy spraw, umowy i inne dokumenty. Teraz Twój zespół ma do dyspozycji wszystkie ważne informacje i ma dostęp do niego z dowolnego urządzenia.

8. Śledź projekty i harmonogramy swoich zespołów

Jeśli współpracujesz z globalnym zespołem, który działa w różnych strefach czasowych, utwórz kalendarz zespołowy. Możesz śledzić wszystkie harmonogramy, spotkania i daty przypisania. Dzięki dostępności każdego użytkownika w jednym kalendarzu łatwo zaplanować harmonogramy zespołów i zapewnić, że Twój zespół dopełnia wszystkich ważnych terminów.

9. Praca w trybie offline bez dostępu do Internetu

Niezależnie od tego, czy jesteś w samolocie, czy z innych przyczyn masz przerwę w dostępie do internetu, możesz nadal pracować nad dokumentami bez dostępu do internetu. Skonfiguruj dostęp offline w Dysku, abyś w każdej chwili mógł pracować nad plikami.

10. Edytuj pliki pakietu Office bezpośrednio w Dysku

W przypadku dokumentów wymagających obsługi programu Microsoft® Office®  – można z powodzeniem edytować je po zapisaniu na dysku. Następnie przechowuj je na Dysku bez zmiany formatu zapisu pliku. Każda wprowadzona zmiana jest automatycznie zapisywana w Dysku, dzięki czemu Twój zespół jest na bieżąco.

Powiązane artykuły

Google zmienia się na Workspace

Już od stycznia 2021 pakiet znany pod nazwą G Suite stanie się platformą Google Workspace, która bardziej obrazuje nowy zestaw usług od Google. Zmieni się wygląd podstawowych programów od Google takich Jak Gmail, Kalendarz czy Dysk Google. Pakiet programów Google...

czytaj dalej

Classroom w nowym roku szkolnym

Nowy rok szkolny już rozpoczęty. Jeśli zastanawiasz się jaki będzie ten rok, jak będą przebiegały lekcje, czy stacjonarnie czy może ponownie online, to nie jesteś sama lub sam. Wielu nauczycieli i dyrektorów zadaje sobie to pytanie. Mimo tych wątpliwości zachęcam...

czytaj dalej

Archiwa

Translate »