Większość ataków na małe firmy zaczyna się od poczty: przejętego hasła, fałszywej faktury albo maila „od prezesa” z prośbą o pilny przelew. Google Workspace ma wbudowane zabezpieczenia, ale część z nich trzeba włączyć samodzielnie. Oto lista na jedno popołudnie.
1. Weryfikacja dwuetapowa dla wszystkich
To najważniejsze ustawienie. Nawet jeśli hasło wycieknie, bez drugiego składnika nikt się nie zaloguje. W konsoli administratora można ją wymusić dla całej firmy. Najbezpieczniejsze są klucze dostępu (passkeys) lub aplikacja na telefonie, a nie kody SMS.
2. SPF, DKIM i DMARC dla domeny
Te trzy rekordy DNS potwierdzają, że mail z Twojej domeny naprawdę pochodzi od Ciebie. Bez nich Twoje wiadomości częściej trafiają do spamu u klientów, a oszuści łatwiej podszywają się pod Twoją firmę. Google i inni dostawcy poczty od 2024 r. wymagają tych zabezpieczeń od nadawców wysyłających dużo wiadomości.
3. Ostrzeżenia o mailach z zewnątrz
Gmail może oznaczać wiadomości spoza firmy i ostrzegać przed nadawcami, którzy podszywają się pod pracowników (np. ta sama nazwa wyświetlana, inny adres). To prosta ochrona przed oszustwem „na prezesa”.
4. Zaawansowana ochrona przed phishingiem i złośliwym oprogramowaniem
W ustawieniach bezpieczeństwa Gmaila można zaostrzyć skanowanie załączników i linków oraz przenosić podejrzane wiadomości do kwarantanny. Domyślne ustawienia są dobre, ale nie najostrzejsze.
5. Zarządzanie telefonami służbowymi
Gdy pracownik zgubi telefon albo odejdzie z firmy, administrator może zdalnie usunąć z urządzenia firmowe dane. Wystarczy włączyć podstawowe zarządzanie urządzeniami mobilnymi i wymagać blokady ekranu.
6. Procedura odejścia pracownika
To nie ustawienie, tylko nawyk. Kiedy ktoś odchodzi: zawieś konto zamiast je usuwać, przekaż jego pliki i pocztę następcy, ustaw autoodpowiedź z nowym kontaktem. Usunięcie konta w pośpiechu to najczęstszy sposób na utratę ważnych dokumentów.
Bonus: zasada dla księgowości
Żadna zmiana numeru konta kontrahenta nie jest wprowadzana na podstawie samego maila. Zawsze potwierdzenie telefoniczne na znany wcześniej numer. Ta jedna zasada chroni przed najdroższym typem oszustwa w małych firmach.
Chcesz sprawdzić swoją firmę?
Przeprowadzamy przegląd bezpieczeństwa Google Workspace: sprawdzamy ustawienia, rekordy domeny i uprawnienia, a potem przekazujemy listę zmian do wprowadzenia.