Nowy Gmail dla firm to nowoczesna poczta mail

Nowy Gmail dla firm to nowoczesna poczta mail

Długo wyczekiwany nowy Gmail dla Firm już dostępny dla wszystkich użytkowników. Odświeżony wygląd i nowe funkcje sprawdzą się zarówno w małej, jak i dużej firmie. Oto kilka wybranych nowych funkcji, które ułatwią codzienną pracę.

Nadawanie priorytetów wiadomościom.

Jak często zdarzyło Ci się przeczytać mail i nie odpowiedzieć na niego? Teraz Gmail dla Firm przypomni ci o braku odpowiedzi na wiadomość, krótką widoczną informacją obok maila. Wykorzystano tutaj mechanizmy sztucznej inteligencji, która nadaje wyższy priorytet mailom do osób z którymi często korespondujesz.

Możesz również wykorzystać funkcję przypomnienia i odłożyć odpowiedź na maile na jakiś termin później, np. za godzinę, dzień czy tydzień. Ta użyteczna funkcja dostępna jest na liście maili w skrzynce odbiorczej i nie jest konieczne wchodzenie do maila.

Odpowiadaj maile szybciej

„Smart compose” to nowa funkcja uczenia maszynowego, która podpowiada frazy w trakcie pisania maila. Teraz możesz dać odpowiedź szybciej a Gmail podpowie słowa lub całe zdania, których najczęściej używasz.

Możesz też wykorzystać „Smart reply”, czyli inteligenta odpowiedź, która na kliknięcie podpowiada wybrany tekst w stylu: „Tak będę na spotkaniu” lub „Pracuję nad tym”

Gmail bez dostępu do sieci też działa

Wykorzystaj tryb pracy offline Gmaila i twórz nowe maile, przeszukuj pocztę lub odpowiadaj gdy nie masz podłączenia do sieci Internet. Wystarczy włączyć tryb offline i w przeglądarce Chrome wpisać adres „mail.google.com”.

Kalendarz, Zadania i Notatki bez wychodzenia z poczty Gmail dla firm

Nowy Gmail daje ci dostęp do aplikacji z których korzystasz najczęściej. Teraz możesz wejść do Kalendarza, Zadań i Notatek bez opuszczania skrzynki odbiorczej. Po prawej stronie Gmaila masz dostępny pionowy pasek, który możesz rozwinąć lub schować. Tam znajdziesz wszystko czego potrzebujesz a nawet więcej jeśli chcesz! Łatwo możesz dodać odpowiedni dodatek „Add-on” i pracować sprawniej.

Informacje o niebezpiecznej wiadomość

Nowy Gmail ostrzeże o potencjalnie niebezpiecznej wiadomości – zobaczysz wtedy komunikat na czerwonym tle w otwartej wiadomości. Spam lub próby wyłudzenia informacji będą teraz wyłapywane lepiej i częściej.

Nowy kalendarz Google G Suite

Nowy kalendarz Google G Suite

Intuicyjny i czytelny

Zgodnie z zapowiedziami pojawił się nowy kalendarz Google G Suite dla firm. Nowy kalendarz Google prezentuje się bardzo nowocześnie i czysto. Pierwsze wrażenie i odczucie – miły dla oka.

Nowa stylistyka

Zmiana wyglądu kalendarza była oczekiwana już od dłuższego czasu. Teraz swoim wyglądem kalendarz nawiązuje do stylistyki używanej w innych programach Google G Suite, takich jak np. dysk Google czy witryny Google. Układ kalendarza jest podobny do wersji poprzedniej z tą różnicą że przycisk do utworzenia nowego wydarzenia zmienił narożniki – teraz jest dostępny w prawym dolnym narożniku – czerwone kółko z plusem. Dodawanie wydarzenia na klik działa jak poprzednio a wizytówka nowego wpisu w formie pop-up prezentuje się znakomicie. Fajne są też duże i czytelne dni miesiąca. Oczywiście zalet nowego kalendarza Google G Suite jest więcej i najlepiej jak zapoznacie się z nimi sami.

Kalendarz Google G Suite wkrótce dla wszystkich

Nowa wersja kalendarza jest w trakcie wdrażania od 15 listopada i pojawi się na kontach wszystkich użytkowników w ciągu najbliższych tygodni. Klienci Beecloud mają zastosowane ustawienia aktualizacji tak aby nowe funkcje pojawiały się jak najszybciej.

Arkusz kalkulacyjny Google

Arkusz kalkulacyjny Google

Pakiet biurowy Google to nie tylko obsługa dokumentów tekstowych, ale także możliwość tworzenia arkuszy kalkulacyjnych. Nie trzeba kupować specjalistycznego, drogiego oprogramowania, aby sporządzić profesjonalne zestawienia jak w Excelu. Z powodzeniem można do tego wykorzystać arkusze Google. Pokażemy jak!

Obsługa plików Microsoft Excel

Usługi Google, w tym Arkusze Google, podobnie jak wcześniej Dokumenty Google, współpracują z plikami Microsoft Office, a dokładniej z dokumentami zapisanymi w Excelu. Nie trzeba się przejmować, że po otworzeniu format tekstu, tabel, czy diagramów zostanie całkowicie przemeblowany i nic się nie będzie zgadzać. Usługa Arkusze Google nie ma problemów z konwertowaniem plików. Z powodzeniem otworzymy plik Excela, który automatycznie staje się dokumentem Google. I na odwrót.

Wspólna praca na arkuszu google

Niewątpliwie olbrzymim atutem Arkusza Google jest możliwość jednoczesnej pracy kilku osób na jednym pliku. Kursor każdej osoby, która aktualnie będzie pracować na dokumencie jest zawsze widoczny dla innych. Autor utworzonego arkusza decyduje kto jakie ma uprawnienia i co może tak naprawdę z plikiem wykonać. Może tylko przeglądać, ale także sugerować zmiany oraz je wprowadzać.

Arkusze Google to świetna platforma również do komunikacji. Pozwala bezpośrednio z poziomu pliku rozmawiać za pomocą komunikatora internetowego Hangout. W ten sposób można cały czas konsultować się ze sobą, niekoniecznie siedząc w tym samym pomieszczeniu. Ale to nie koniec. Można za pomocą komentarzy informować inne osoby o modyfikacjach. Należy tylko przed adresem e-mail dodać “+”.

Arkusze Google, to nie tylko liczby

Arkusz kalkulacyjny to głównie liczby, cyfry i różnego rodzaju zestawienia, ale niekiedy potrzeba nam coś więcej. Co mamy na myśli? Otóż diagramy i wykresy. Dzięki temu wszelkie dane można przedstawić w sposób bardziej atrakcyjny i przejrzysty dla użytkownika. Pracując za pomocą narzędzia Arkusze Google można także skorzystać z formuł, tabeli przestawnych i opcji formatowania warunkowego.

Arkusze Google można rozbudować o kolejne funkcjonalności, a to możliwe dzięki specjalnie przygotowanym dodatkom. Wystarczy wybrać w menu Dodatki i wyszukać interesujące nas rozszerzenie. 

Arkusze Google na smartfonie i tablecie

Google przygotowało również oprogramowanie, które można zainstalować na urządzeniu z Google Android. Aplikacja może pochwalić się taką samą funkcjonalnością, jak wszystkie programy mobilne potentata internetowego. Pozwala na tworzenie dokumentów nawet podczas braku dostępu do Internetu. Za jej pośrednictwem można oczywiście tworzyć oraz edytować arkusze. Oczywiście aplikacja współpracuje z plikami Excela.

Arkusz Google zamiast Excela?

To jak najbardziej możliwe! Narzędzie od Google ma naprawdę bardzo rozbudowaną funkcjonalność, współpracuje z plikami Excela i na jednym pliku, jednocześnie, może pracować kilka osób! Świetna sprawa! Dodatkowo każda zmiana jest automatycznie zapisywania, więc nie musimy się obawiać, że cały dzień pracy zniknie. Aby jak najlepiej wykorzystać funkcjonalność Arkusze Google warto skorzystać ze szkolenia z oprogramowania G Suite.

Hangout – czat i wideoczat dla firm

Hangout – czat i wideoczat dla firm

Komunikacja w biznesie, w rodzinie to obecnie podstawa. Bez niej nie można załatwić obecnie praktycznie żadnej sprawy. Dlatego trzeba korzystać z narzędzi, które to ułatwiają. I jednym ze sposobów jest komunikator Hangout, który pozwala na darmowe wideo oraz głosowe rozmowy. Co ważne, wszystkie przesłane wiadomości i pliki są w pełni bezpieczne.

Nikłe wymagania sprzętowe

Dużym atutem komunikatora Hangout jest jego wszechstronność. Można z niego korzystać na każdym komputerze z dostępem do Internetu, przeglądarką internetową, mikrofonem oraz kamerą. Ale to jest już standardem dla każdego sprzętu typu laptop. Po zalogowaniu się do usługi Hangout należy tylko pobrać wtyczkę Gtalk, która odpowiada po stronie Google za komunikację między użytkownikami. W razie problemów z prawidłowym zainstalowaniem oprogramowania można skorzystać z naszej pomocy, a przy okazji zdradzimy wszystkie tajniki usług z pakietu G Suite.

W przypadku chęci korzystanie z Hangout na smartfonie z Androidem lub IOS należy tylko pobrać aplikację ze sklepu.

Darmowa komunikacja

Google Hangout umożliwia darmową komunikację w obrębie sieci internetowej. Kiedy chcemy porozmawiać na czacie z grupą znajomych lub pracownikami z biura nie trzeba korzystać z dodatkowych narzędzi. Wystarczy to z czego już Państwo korzystają. Zalogować się do Gmaila i bezpośrednio z poziomu poczty elektronicznej zainicjować rozmowę lub przejść bezpośrednio do strony Google Hangout.

Do przeprowadzenia rozmów tekstowych nie trzeba zezwalać na dostęp do mikrofonu i kamery. Dlatego nawet w przypadku ich braku komunikacja jest możliwa i nie stanowi żadnego problemu.

Wideo rozmowy również nic nie kosztują. Z powodzeniem można przeprowadzić szkolenie dla osób z firmy będąc teraz na wyjeździe służbowym, czy prezentację dla klienta. Osoba, z którą chcemy porozmawiać nie musi mieć konta w Google. Nie musimy się obawiać o to, że komunikator nagle się zawiesi – jest to bardzo mało prawdopodobne. Zapewnia to infrastruktura giganta internetowego. Wideo rozmowy obsługiwane są za pośrednictwem serwisu Google Hangout.

Rozmowy głosowe

Komunikator umożliwia także wykonywanie połączeń głosowych, telefonicznych, ale koniecznie jest zasilenie konta w systemie Google Voice. Każde połączenie jest płatne i w Polsce cena za połączenie na numery komórkowe wynosi 0,11 euro.

Aplikacja mobilna

Komunikator Hangout dostępny jest także na dwóch najpopularniejszych platformach mobilnych – Google Android oraz iOS. Umożliwia także darmową komunikację tekstową oraz wideo rozmowy z grupą do 10 osób. Za pośrednictwem rozmów można wysyłać także pliki: zdjęcia, wideo, prezentację, word, excel, notatnik i wiele wiele innych. Spokojnie – Google odpowiednio je zabezpiecza przed osobami niepożądanymi.

Hangout w Twoim miejscu pracy!

Komunikator internetowy od Google powinien stanowić podstawowe narzędzie do komunikacji między osobami pracującymi w jednym miejscu lub nad jednym projektem. Za pośrednictwem jednego narzędzia możemy przesyłać wszystkie dane, a co najważniejsze można być spokojnym o pliki. Są one zabezpieczone za pomocą najnowszych metod szyfrowania. Google zapewnia, że osoby trzecie nie będą mogły wejść w posiadanie, przesłanych za pomocą Hangout, informacji.

Usługę Hangout można wykorzystywać na wiele sposobów i co ważne integrować z innymi narzędziami Google. Aby jak najlepiej wykorzystywać możliwości serwisów Google należy skorzystać z profesjonalnego szkolenia. A takie zapewnia specjalista z beecloud.

Kalendarz Google dla firm

Kalendarz Google dla firm

Kalendarz Google

Jeśli prowadzicie firmę lub po prostu Państwa praca polega na spotkaniach w różnych miejscach, to obowiązkowym gadżetem w pracy jest kalendarz. Jednak obecnie odchodzi się od tych drukowanych na rzecz mobilnych. Powód? Zarządzanie jest zdecydowanie łatwiejsze, a usługa Google Kalendarz pozwala na wysłanie powiadomienia o spotkaniu. Bardzo praktyczne, a to dopiero początek!

Czytelna prezentacja

Usługa Google Kalendarz została pozbawiona zbędnych elementów graficznych, które tylko by spowodowały dłuższe ładowanie narzędzia, ale także odwracały uwagę od informacji.

Interfejs kalendarza jest przyjemny dla oka i, co najważniejsze, banalnie prosty. Podstawowa funkcjonalność ogranicza się do wpisania danych o wydarzeniu i ewentualnie dodanie osób, które mają w nim uczestniczyć. Natomiast wszystkie wpisy z kalendarza są widoczne na stronie, aplikacji lub jako powiadomienie na ekranie smartfona.

Kalendarz Google dostępny na każdym sprzęcie

Dużą zaletą usługi Google jest możliwość odtworzenia na każdym urządzeniu. Nie ważne, czy jest to komputer, laptop, smartfon, czy tablet internetowy, jeśli tylko posiada dostęp do Internetu oraz sprawną przeglądarkę internetową. Wystarczy się zalogować za pośrednictwem konta Google i już cały plan spotkań jest dostępny.

Aby sprawniej zarządzać Kalendarzem Google, potentat internetowy udostępnił także aplikację na systemy operacyjne Google Android oraz iOS. Oprogramowanie na smartfony pozwala w szybki sposób zarządzać sposobem wyświetlania (widok dnia, tygodnia i miesiąca), widok z Gmaila, wypisać i zaplanować zadania do wykonania oraz zdefiniować cele. Aplikacja jest kompatybilna z kalendarzami zainstalowanymi na telefonie, m.in. z Exchange.

Powiadomienia – nigdy nie zapomnisz!

Usługa Google Kalendarz powinna stać się obowiązkowym narzędziem pracy dla osób, które często mają spotkania. Powód? Bardzo, ale to bardzo ułatwia codzienne życie. Nie trzeba nosić ze sobą ciężkiego, drukowanego kalendarza. Wszystko mamy w smartfonie, tablecie, czy komputerze, a te narzędzia zawsze mamy ze sobą.

Za pośrednictwem tego narzędzia można zapisywać wszystkie spotkania, koncerty, czy wyjścia do kina. Powiadomienie o zbliżającym się wydarzeniu pojawi się na smartfonie, a powiadomienie (jeśli ktoś był przypisany) zostanie wysłanie do innych osób. Jeśli potwierdzą, to na ekranie ich telefonów informacja o spotkaniu się wyświetli.

Ty organizujesz, udostępniasz innym

Google Kalendarz jest doskonałym także sposobem na zarządzaniem czasem pracowników. O dowolnej porze można przygotować plan pracy na poszczególną godzinę dla każdej zatrudnionej osoby. Następnie wystarczy wydrukować „kartkę” z kalendarza i przekazać lub udostępnić w formie elektronicznej.

Kalendarz Google można użytkować na wiele sposobów

To nie koniec funkcjonalności Google Kalendarza, ale wymieniliśmy podstawowe zastosowania tego narzędzia. Platforma oferuje o wiele więcej możliwości, ale aby je lepiej poznać najlepiej skorzystać z specjalistycznych firm przeprowadzających szkolenia z aplikacji Google. Jednym z takich specjalistów jest Pan Robert Posiadała, właściciel firmy beecloud.pl, który specjalizuje w szkoleniach Google. Zajmuję się wprowadzaniem Google G Suite dla firm oraz instytucji.

Gmail bezpieczna poczta mail

Gmail bezpieczna poczta mail

W dzisiejszych czasach Gmail to nie tylko system pocztowy umożliwiający wymianę informacji. Obecnie to doskonałe narzędzie do pracy, które oferuje takie funkcjonalności, jakie na próżno by szukać w rozwiązaniach konkurencji. Co mamy dokładnie na myśli? Przede wszystkim rozmowy wideo oraz audio, skorzystanie z zaawansowanej wyszukiwarki poczty elektronicznej, dzięki której znajdziemy każdy mail jaki kiedykolwiek wysłaliśmy lub odebraliśmy. Ale to dopiero początek…

Wyszukiwanie na wiele sposobów

Gmail oferuje naprawdę wiele zaawansowanych funkcji, które zdecydowanie ułatwiają codzienną pracę. W każdej chwili możemy wpisać mail adresata lub daną frazę z maila, a natychmiast system przeszukuje wszystkie wiadomości na naszym koncie. Jeśli tylko wpiszemy odpowiednią frazę, to Gmail na pewno odnajdzie interesujący nas mail. System Google umożliwia wyszukiwanie tylko w jednym konkretnym folderze, ale także z zaznaczenie, aby skupiło się na: wybranych słowach, na załączniku i jego rozmiarze, ale także na wybranym okresie czasu.

System Google umożliwia także wykorzystywanie operatorów wyszukiwania. W ten sposób można wyszukiwać np. konkretny plik załącznika, wiadomości oznaczone jako ważne, czy z wykorzystaniem konkretnych słów w temacie maila. Wszystkie komendy dostępne są także na stronie Google: https://support.google.com/mail/answer/7190?hl=pl. Dostępne są także filtry, które przydadzą się, jeśli jakiś mail nie może zostać zlokalizowany.

Porządkowanie skrzynki odbiorczej

Gmail pozwala także na efektywne zarządzanie wszystkim e-mailami. Wszystko zależy od tego ile tak naprawdę korzystamy z Gmaila i ile codziennie odbieramy poczty elektronicznej. Możemy wybrać, że wszystkie wiadomości będą wyświetlane zgodnie z datą otrzymania, ale także możemy zdefiniować, aby najpierw wyświetlały się maile ważne, nieprzeczytane, oznaczone gwiazdką lub priorytety (tutaj to my zdecydujemy co jest dla nas najważniejsze i co ma być pokazywane jako pierwsze).  

Wszystkie widoki skrzynki odbiorczej znajdziemy w ustawieniach, które zlokalizowane są w górnym prawym rogu ekranu. Wystarczy kliknąć w ikonę zębatki, a następnie wejść w zakładkę Odebrane, a następnie wybrać opcję w Typ skrzynki odbiorczej. Ich przestawienie jest naprawdę nieskomplikowane i ogranicza się do kilku kliknięć.

Rozmowy z pracownikami

Usługa Gmail to nie tylko możliwość przesyłania wiadomości z załącznikami, ale także przeprowadzanie rozmów w trybie rzeczywistym. Możemy skorzystać z funkcji czata i rozmawiać w sposób prosty i czytelny. Bez zbędnych elementów graficznych, które tylko spowalniają działanie komunikatora oraz odwracają uwagę. W funkcji czatu można przesyłać różnorodne pliki, ale także łączyć się w grupy. Doskonała sprawa dla osób pracujących w zespole. W szybki sposób można wymieniać się wszelkimi pomysłami oraz uwagami.

Jeśli rozmowa w formie czatu to za mało, to w każdej chwili można zadzwonić i porozmawiać głosowo lub przeprowadzić wideo rozmowę. Wszystko oczywiście za darmo, bez żadnych dodatkowych opłat. Nie trzeba już korzystać z alternatywnego oprogramowania, np. Skype. Wszystko jest w jednym miejscu, wygodne prawda?

Gmail to podstawowe narzędzie pracy

Czy jakikolwiek system pocztowy oferuje, to co Gmail? Znając Google, to dopiero początek… Możemy spodziewać się, że gigant internetowy nadal będzie rozwijał swoją usługę. Dlatego  nie wyobrażam sobie, aby w pracy wykorzystywać inny system pocztowy. Gmail jest prosty, szybki, nie ma żadnych zbędnych elementów graficznych obciążających przeglądarkę oraz oferuje niezliczoną ilość funkcji.

Autor: Michał Rogowicz

Translate »